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随着资本市场的年度重头戏——年报披露季圆满落幕，不少董办的朋友都松了一口气。然而，作为公司的董事会秘书，我们的任务远没有结束。现在，是时候调整策略，聚焦接下来的工作重点了。
1年度股东大会的筹备
筹备年度股东大会是我们的首要任务。根据《上市公司股东大会规则》，大会需在会计年度结束后六个月内举行，即6月底前。召集人应提前20天公告通知股东，并确保股权登记日一旦确定，不得更改。
在股东大会上，除了审议董事会和监事会工作报告、年度报告、利润分配等常规议案外，还需准备新一年的经营计划提案，如担保额度、年度日常关联交易预计等。特别注意，审议关联交易时，相关股东需回避表决，中小投资者表决应单独计票并公开披露。
此外，在筹备股东大会的过程中，我们应留意股东可能会在规定的时间窗口内提交临时提案。对于这些提案，公司需及时进行合规性审查，并依法作出是否将其纳入股东大会议程的决定。值得注意的是，根据《上市公司股东大会规则》，一旦股东大会通知已经发出，召集人不得擅自修改已公告的提案或无故增加新的提案。这旨在维护股东大会的严肃性和提案过程的透明度。
若出现特殊情况，需要对提案进行调整，公司必须依照法定程序和披露要求，确保所有股东都能得到准确和及时的信息。这种审慎的处理方式有助于保护所有股东的利益，同时维护公司治理的合规性和诚信度。
违规案例一：上市公司TSPQ在2021年6月11日公告了董事会决议和年度股东大会通知，计划于2021年7月1日召开年度股东大会。然而，由于筹备工作安排等原因，董事会决定将会议延期至7月8日。由于未按规定在原定召开日前至少两个工作日披露股东大会延期公告，且未及时召开年度股东大会，上交所对TSPQ及其相关责任人（包括董事长、总经理、董秘、财务总监）予以纪律处分。
违规案例二：上市公司HYYY在第三届董事会第十六次会议中，会议通知在召开当天才发出，不符合规定。此外，董事会在审议调整高级管理人员薪酬的议案时，相关联的董事未回避表决。在2016年和2017年的年度股东大会以及2018年的第二次临时股东大会中，有董事无故缺席。这些情况违反了《上市公司治理准则》和《上市公司股东大会规则》的相关规定，深圳证监局对HYYY采取了责令改正措施。
2权益分派的实施
股东大会通过后，权益分派需在2个月内完成。这是上市公司回馈投资者、赢得市场认可的关键行动。实施中需注意：
1. 确保资金安排，以顺利实施现金分红方案。
2. 权益分派申请日至R日期间，避免股本结构变动。
3. 主动向中登公司提供回购账户信息，承诺不减持已回购股票。
4. 如存在可转债，提供相关信息，必要时提交保证金。
违规案例：上市公司MWKJ在2023年10月13日的第二次临时股东大会上，审议通过了半年度利润分配预案。后来，公司在2023年12月对预案进行了调整，并在2024年1月31日实施完成权益分派方案。由于公司未在首次股东大会审议通过利润分配方案后两个月内完成利润分配，深交所对MWKJ出具了监管函。
3年度业绩说明会的召开
监管鼓励上市公司在年报披露后及时召开年度业绩说明会，解答投资者关心的问题。虽然非强制要求，但未妥善召开业绩说明会可能会导致沟通不畅、信息披露不充分、投资者信心下降，甚至监管措施。
根据以往的案例来看，未能妥善召开业绩说明会可能会带来以下风险：
1. 沟通不畅：管理层与投资者之间的有效沟通是塑造公司市场形象和维护投资者关系的关键。沟通不畅可能导致误解和信任缺失。
2. 信息披露不充分：业绩说明会是信息披露的重要环节。未能充分披露关键财务和业务信息可能会引起监管机构的关注，甚至导致处罚。
3. 投资者信心下降：业绩说明会是建立投资者信任的重要平台。公司需展示透明度和责任感，以稳固和提升投资者信心。
4. 监管措施：如果上市公司未能按规定召开业绩说明会或会议不符合监管要求，可能会面临监管机构的监管函或纪律处分。
因此，公司应严格按照最佳实践准备和召开业绩说明会，确保信息的充分披露和与投资者的有效沟通。
4年报传播的注意事项
年报传播应遵守信息披露原则，确保内容发布不早于法定媒体披露时间，避免泄露未公开信息。
违规案例一：上市公司CDGJ在微信公众号上发布了包含2021年度财务数据的新春贺词，包括主营业务收入、利润总额和税收等信息。这些数据在后来的正式年报中有所变动，导致公众号上的信息存在不准确的情况。此行为违反了信息披露的准确性要求。
违规案例二：上市公司SXFJ的控股股东FJJT召开全球经销商会议时，上市公司董事长在会上透露了2020年FJJT的收入和利润预计增长情况。由于上市公司是FJJT的主要收入和利润来源，董事长发布的信息实际上涉及了上市公司尚未披露的经营业绩，属于重大信息泄露。上海证券交易所对此予以监管警示。
5其它重要事项
1. 及时报送内幕信息知情人档案。
2. 保荐人及时报送年度保荐工作报告。
3. 跟进审议事项，如担保、关联交易、授信等。
作为董事会秘书，我们需有条不紊地处理每一项待办事项，同时具备前瞻性思考，为公司长远发展奠定基础。
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